Cipőt a cipőboltból, szkennert a TERC-től!

Nem mindegy, milyen szkennert választunk!

Egy irattárban, ahol több iratfolyóméternyi dokumentum van polcokon felhalmozva, nemcsak sok helyet foglal, hanem a keresendő információ megtalálása is sok időt igényel, míg ugyanez digitalizálva, néhány kattintással azonnal elérhető.

Ennek előnyei sokak számára egyértelműek, azonban, hogy az adott feladatot milyen eszközökkel, hogyan lehet megoldani, sokak számára kérdéseket vet fel, hisz szkenner és szkenner között annyi különbség van, mint autó és autó között. Ahogy egy furgon nem 3 másodperc alatt gyorsul fel 100 km/órás sebességre, egy sportautóba pedig nem lehet egy hűtőszekrényt berakni, ugyanúgy a szkennerek között is óriási különbségek vannak, hisz mindegyiknek van számos előnye és hátránya egyaránt.

Miért fontos a szakértői tanácsadás?

Szkennerek bérlésére számos céget és webáruházat lehet találni az interneten, ahol két kattintással meg is tudjuk rendelni az általunk valamilyen szempontok alapján legalkalmasabbnak ítélt berendezést. Egy szkenner műszaki paraméterei kiolvashatók annak pdf adatlapjából vagy az eszközt hirdető cég weboldaláról (felbontás, sebesség, méret stb.).

Azonban az, hogy melyik típusú dokumentum milyen szkennerrel dolgozható fel leghatékonyabban, ahhoz tapasztalat kell. Még szkennertípusokon (dokumentumszkenner, könyvszkenner, nagyformátumú szkenner, műtárgyszkenner stb.) belül is nagy különbség van abban, hogy melyik szkenner milyen típusú papírokkal hogyan „boldogul”, melyikkel „gyűlik meg a baja”, és milyen papírtípusokat kezel könnyedén. Más szkenner kell a benzinkutaknál kapott tankolószámlák digitalizálásához, a több példányos leporellók szkenneléséhez vagy akár a hagymahéj vastagságú, áttetsző dokumentumokhoz vagy borítékok szkenneléséhez.

Ezek a feladat szempontjából fontos tényezők nem találhatók a szkennerek pdf adatlapjaiban vagy a webáruházak pár soros technikai specifikációkat felsoroló oldalain. Nagyot lehet hibázni azzal, ha nem a feladatra legoptimálisabb eszközt választjuk ki, hiszen ilyen esetekben csak pénzkidobásnak számít, ha megrendelünk valamit anélkül, hogy előtte megkérdeznénk a szakembereket.

A TERC Kft-nél a DMS (Document Management System: dokumentumkezelő rendszer) üzletág nemcsak egy kézből tud kínálni dokumentumszkennereket, nagyformátumú szkennereket, könyvszkennereket, hanem 28 év tapasztalatával képes partnerei számára a feladathoz legoptimálisabb eszközt javasolni.

Szakértelem, tanácsadás és támogatás: Miért válasszon minket egy átlagos webáruház helyett?

Szkennervásárlás vagy -bérlés előtt felvesszük a kapcsolatot Ügyfeleinkkel, és igyekszünk a megoldandó feladatot minél pontosabban megismerni. Gyakran megkérjük Ügyfeleinket arra, hogy hozzanak el hozzánk a feldolgozni kívánt dokumentumokból egy reprezentatívnak mondható mintát, hogy azokat több szkenneren is együtt kipróbálhassuk.

Nem mindegy ugyanis, hogy milyen vastagságúak a digitalizálandó dokumentumok, milyen méretűek, milyen típusúak (lapokra szétszedhetők-e vagy össze vannak tűzve), milyen anyagúak (mennyire csúszós a felületük), milyen hosszúak, vannak-e kivételes dokumentumok, amelyekhez síkágyra is szükség van, és még rengeteg egyéb szempont van, amit érdemes tisztázni vásárlás vagy bérlés előtt.

Ezekre egy webáruház nem képes választ adni, mint ahogy arra sem, ha a megvásárolt szkennerrel valamilyen problémánk merül fel, akkor azt hogyan lehet orvosolni, hiszen a legtöbb webáruház csak egy „dobozt” ad el, de számára nincs különbség egy szkenner, egy kenyérpirító vagy egy mikrohullámú sütő között, nekünk viszont a szkenner az életünk.

Az általunk forgalmazott szkennereket nemcsak eladjuk, hanem képzett szervize is vagyunk ezeknek az eszközöknek, így probléma esetén azokat el tudjuk hárítani, valamint az időszakosan szükséges karbantartásokat is el tudjuk végezni. Amennyiben nem ilyen helyről vásárolunk, hanem mindennel (is) foglalkozó webáruházból, úgy fennáll annak a veszélye, hogy probléma esetén magunkra maradunk, hiszen a webáruházak nem rendelkeznek digitalizálásra, dokumentumarchiválásra szakosodott szakemberekkel.

Hogyan ne pazaroljunk el 8 milliót?

Megtörtént eset, hogy egy nagyvállalatnál a szkenneroperátorok jelezték a területi vezetőjük felé, hogy szükségük lenne egy „kicsit tempósabb” szkennerre is, mert a meglévőkkel nem haladnak az elvárt tempóban. A területi vezető továbbította ezt az igényt (kellene egy „kicsit tempósabb” szkenner) a beszerzés felé, akik pedig kiküldték az ajánlatkéréseket három különböző kereskedő (mindennel is kereskedő) cég felé. Mivel a „kicsit tempósabb” nem egy egzakt definíció, hiszen mindenki számára mást és mást jelent a „kicsit tempósabb” vagy a „nagy teljesítményű” fogalmak, ezért a kereskedők kiajánlottak nekik egy 150 lap/perces sebességű, napi 100 ezer dokumentum beolvasására tervezett dokumentumszkennert 8 millióért.

A cég meg is rendelte ezt, majd amikor kiderült, hogy ágyúval akartak verébre lőni, hiszen nekik elég lett volna csak egy A4-es szkenner az A3-as helyett, elég lett volna 70–80 lap/perces szkenner a 150 lap/perc helyett, elég lett volna olyan szkenner, amivel napi 5-6 ezer dokumentumot is fel tudnak dolgozni, de nincs szükség napi 100 ezer dokumentum feldolgozására, valamint kiderült, hogy a „kicsit tempósabb” szkennerhez a kopóanyagok élettartama és ára is tízszerese ahhoz képest, mint amire szükség van (így ennek a szkennernek az üzemeltetése is tízszerese a tervezetthez képest), a frissen vásárolt szkennert félrerakták, letakarták és azóta is virágtartónak használják. 8 millióért.

Ne essen Ön is ebbe a hibába! Ha dokumentumokat, könyveket, térképeket, tervrajzokat stb. szeretne digitalizálni, hívjon előtte bennünket, hogy segíthessünk!